L'espace client CreativOne : notre outil, codé de A à Z
Projets, échanges en direct, tableau blanc collaboratif, notes, crédits, rendez-vous, notifications sur le téléphone… Pour suivre nos clients, on a construit notre propre application. Cinq mois de développement, une mise à jour presque chaque jour, et un outil qui nous ressemble.
Bonjour Camille 👋
Voici où en sont vos projets.
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Pack Gold · renouvelé le 1er
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01 · LA GENÈSEQuitter l'outil loué pour un outil à nous
Jusqu'à l'été 2026, nos demandes clients passaient par un logiciel en ligne, payé chaque mois. Il faisait le travail, à peu près, mais il n'avait pas été pensé pour notre façon de travailler : les crédits, les projets un par un, les échanges du quotidien, les rendez-vous.
En juin, on a pris une décision simple : construire notre propre espace client. Un outil fait pour une agence à taille humaine, avec deux types d'utilisateurs seulement, l'agence et ses clients, et une règle d'or : chaque client ne voit que ce qui le concerne.
Le but : que le client ait tout au même endroit, sans jamais chercher.
On a avancé module par module, chacun testé et validé avant de passer au suivant. Mi-août, l'espace client ouvrait sur son adresse définitive, client.creativ1.fr, juste à temps pour la rentrée.
02 · LE PRINCIPEUn seul endroit, pour tout
📁Les projets
Leur avancée, leur date de livraison, leurs fichiers, leurs échanges.
💡Les demandes
Le client propose une idée ou un besoin, on l'étudie, on la transforme en projet.
🪙Les crédits
Le solde, les mouvements, l'offre en cours, en toute transparence.
📅Les rendez-vous
Visios, tournages, livraisons : tout ce qui arrive, au même endroit.
Techniquement, on est restés fidèles à ce qu'on fait pour nos clients : une application légère, sans usine à gaz, qui s'ouvre vite sur ordinateur comme sur téléphone. Derrière, une base de données sécurisée où chaque donnée est verrouillée au niveau de la base elle-même : même en cas d'erreur dans l'interface, un client ne pourrait pas lire les informations d'un autre.
03 · LES PROJETSProjets et échanges, en direct
Chaque projet a sa page, organisée en onglets. Le plus utilisé : Échanges, une messagerie qui fonctionne comme celle de votre téléphone. Les messages arrivent instantanément, dans les deux sens, sans recharger la page.
Autour des échanges, tout ce qui fait vivre un projet :
- les fichiers, déposés par lots avec un commentaire, et téléchargeables d'un clic,
- une checklist que l'on coche au fil de l'avancée, et que le client suit,
- le temps passé, chronométré sur le projet, visible par le client quand c'est utile,
- une boîte à liens : le site livré, la maquette, les accès utiles, sans fouiller dans les messages,
- et une pastille qui signale les messages non lus, partout dans l'application.
Une règle maison est aussi inscrite dans l'outil : un seul projet en cours par client. Le client voit lequel est « en cours chez CreativOne » et lesquels sont « en file d'attente ». Tout le monde sait où on en est.
04 · LE TABLEAU BLANCUn tableau blanc, à plusieurs, en direct
Pour imaginer une page, un parcours, une affiche, rien ne vaut un dessin. Chaque projet a donc son tableau blanc : formes, flèches, texte, croquis à main levée. Depuis octobre, il est collaboratif en temps réel : le client et nous dessinons ensemble, chacun voit le curseur nommé de l'autre et ses traits apparaître à l'instant.
Sous le capot, chaque modification est fusionnée intelligemment : si deux personnes dessinent en même temps, rien ne s'écrase. Et le tableau est enregistré au fil de l'eau, on le retrouve à la visite suivante.
05 · LES NOTESDes notes de projet, façon carnet
Comptes rendus de réunion, textes à valider, idées en vrac : chaque projet a ses notes, organisées en pages, que l'on retrouve aussi dans un arbre du menu latéral, comme dans un carnet. Titres, listes, gras, liens : la mise en forme se fait en écrivant, et chaque page s'exporte en fichier texte.
Depuis octobre, les notes sont elles aussi en direct : quand l'un écrit, l'autre voit le texte apparaître sous ses yeux. Pour éviter les conflits, une seule personne écrit à la fois, et la page est en lecture seule pour les autres, avec le nom de celui qui tient la plume.
06 · LES CRÉDITSCrédits, boutique, services : tout est transparent
Nos clients fonctionnent avec des crédits : un pack mensuel, et chaque réalisation en consomme quelques-uns. L'espace client montre le solde en temps réel, chaque mouvement daté et expliqué, et prévient quand le solde devient bas.
Autour, une boutique pour commander une recharge de crédits ou une prestation mensuelle, une page Services qui récapitule hébergement, noms de domaine et adresses e-mail avec leurs dates d'échéance, le suivi des commandes (commandée, expédiée, livrée…) et les factures, téléchargeables à tout moment.
07 · LE CALENDRIERRendez-vous et rappels, sans oubli
Le calendrier rassemble les rendez-vous, les visios (avec leur lien), les tournages et les livraisons, en vue mois ou semaine. Chaque client voit les siens dans son tableau de bord.
Et pour que personne n'oublie : un rappel par e-mail la veille au soir et une heure avant, au client comme à nous, et un rappel par SMS.
08 · LES NOTIFICATIONSLes nouvelles arrivent jusque dans la poche
Un nouveau message, un fichier déposé, un projet qui avance : inutile de surveiller l'espace client. Un récapitulatif par e-mail regroupe ce qui s'est passé. Et une application mobile est en préparation : ses notifications sur iPhone et Android fonctionnent déjà, en test chez nous.
Les e-mails gardent la charte CreativOne, et leurs textes sont modifiables par l'agence sans toucher une ligne de code.
09 · CÔTÉ AGENCEEt pour nous, un vrai poste de pilotage
Ce que le client ne voit pas compte tout autant. Côté agence, l'espace client est devenu notre outil de travail quotidien :
👁️Voir comme le client
Un clic pour afficher l'espace exactement comme un client le voit, et vérifier ce qu'il a sous les yeux.
📋Le tableau de bord de l'agence
Le projet en cours de chaque client, les rendez-vous à venir, les soldes à surveiller, le pense-bête du jour.
📣Les actualités
Une information à faire passer ? Un bandeau en haut de toutes les pages ou une fenêtre à l'ouverture, sur une période choisie.
📍Google Business
Pour les clients concernés : les rapports mensuels de leur fiche Google, et l'envoi de leurs photos commentées.
10 · LA VIE DE L'OUTILCinq mois de mises à jour
L'espace client n'a jamais été « fini ». Il grandit au rythme des besoins, presque chaque jour :
Les fondations. Connexion, clients, projets, demandes, crédits, factures : les huit premiers modules.
L'ouverture. Messagerie en temps réel, messages non lus, fichiers par lots, checklist, temps passé, version mobile repensée, puis mise en ligne sur client.creativ1.fr. Fin août : boîte à liens, vues en liste, pense-bête.
Le collaboratif. Tableau blanc, calendrier, projet en cours, alerte de solde bas, e-mails personnalisables, actualités, puis les notes.
Le commerce. Boutique, module Google Business, SMS, rappels de rendez-vous, vue semaine.
Le direct, partout. Tableau blanc et notes en temps réel, suivi des commandes, page Services, et les premières notifications réussies sur iPhone et Android.
11 · LE BILANCe qu'on retient
Le meilleur outil, c'est celui qu'on peut faire évoluer le jour même où l'on en a besoin.
En cinq mois, on est passés d'un logiciel loué à une application qui nous appartient, pensée pour nos clients et pour notre façon de travailler. Une idée le matin peut être en ligne le soir : c'est exactement ce qu'on veut offrir à nos clients quand on construit leurs propres outils.
Et si vous êtes client, tout ça vous attend déjà sur client.creativ1.fr.
Un outil métier en tête ?
Espace client, outil interne, application : on construit ce dont votre activité a vraiment besoin.
Parlons de votre projet